Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием; 2) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 23. Гриф согласования документа состоит из слова «согласовано», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. При согласовании с другим документом – «согласовано», наименование документа, дата и номер документа.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию; 2) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «утвержден» («утверждена», «утверждены» или «утверждено»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
ДАТА (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования; 2) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять 05.06.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: наименование структурного подразделения – автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или предприятия; изображение наград; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке; место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем – обязательно); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
 
ЗАГОЛОВОК (К ТЕКСТУ) ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, кратко излагающий его содержание; 2) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 18. Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? чего (кого)? К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца», состоит из двух зон. Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится. Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов.
ЗНАК ОБРАЩЕНИЯ НА РЫНКЕ, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, – маркировка продукции, соответствие которой требованиям технических регламентов подтверждено в порядке, установленном Федеральным законом «О техническом регулировании».
ЗНАК СООТВЕТСТВИЯ СИСТЕМЫ ДОБРОВОЛЬНОЙ СЕРТИФИКАЦИИ,
согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, – маркировка объектов сертификации, сертифицированных в системе добровольной сертификации. Применение знака соответствия национальному стандарту осуществляется заявителем на добровольной основе любым удобным для заявителя способом в порядке, установленном национальным органом по стандартизации.
ЗОНЫ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов. Зоны формуляра-образца обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.
ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП), согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», – реквизит 06. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
КОД ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 04. Проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 07. Проставляют по ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Согласно параграфу 2.6.8 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, код формы документа указывают по усмотрению организации.