Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют с указанием количества листов и экземпляров. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: «Приложение: письмо Правительства Российской Федерации от 05.06.2007 № 02—6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.». Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес». В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 29. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 28. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа.
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 27. Реквизит «Отметка об исполнителе», содержащий сведения о непосредственном составителе документа, включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
ОТТИСК (ПЕЧАТИ), 1) согласно ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» – изображение печатной формы на бумаге; 2) согласно ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
 
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; 2) согласно ГОСТ 2.104—2006 ЕСКД «Основные надписи» – проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования.
ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
ПЕЧАТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511—2001.
ПОДПИСЬ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; 2) согласно ГОСТ 2.104—2006 ЕСКД «Основные надписи» – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица; 3) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.